バックオフィス（経理・総務・人事）のAI活用｜定型業務を時短する実例（コピペ用プロンプト付き）

結論：バックオフィスの“文章仕事”はAIで時短できる

経理・総務・人事の業務には、社内通知・問い合わせ返信・規程づくりなど、毎回似た文章を書く仕事がたくさんあります。ここはAIの得意分野。要点を渡すだけで、整ったたたき台が数十秒で手に入ります。

判断や承認は人が担い、“下書き”をAIに任せる——これがバックオフィスでのAI活用の基本です。

こんなことができます（コピペ用プロンプト付き）

1. 社内案内・お知らせの下書き

社内向けのお知らせ文を作ってください。
・内容：来月から経費精算システムが新しくなる
・伝えること：切替日／旧システムの締切／問い合わせ先
・トーン：丁寧でわかりやすく、箇条書きを活用

2. 問い合わせ対応の返信テンプレ

社内から「年末調整の書類はどこで提出するのか」という問い合わせが多いです。
丁寧でわかりやすい返信テンプレを作ってください。提出先・期限・注意点を含めて。

3. 求人票・FAQの下書き（人事）

次のポジションの求人票の下書きを作ってください。
・職種：経理（実務担当）／未経験可
・含める項目：仕事内容・応募資格・歓迎条件・働き方
親しみやすいトーンで、専門用語は避けてください。

4. Excelの集計（経理）

Excelで、部署ごとに経費の合計を出す方法を教えてください。
・データ：A列＝部署、B列＝金額（数百行）
関数を使う方法とピボットテーブルを使う方法を、手順つきで。

使えるAIツール

ChatGPT / Gemini / Claude のいずれも、文章作成・定型対応に十分です。Microsoft 365 を使う会社なら、WordやExcel上で使えるCopilotも便利。まずは手元で使えるもの（会社で許可されたもの）から始めてください。

注意点（ここだけ外さない）

• 個人情報を入れない：氏名・給与・マイナンバー・健康情報などは入力しない。会社のガイドラインに従う。
• 規程・法令は専門家確認：規程・契約・法令に関わる文章は、最終確認を担当者や専門家が行う。
• そのまま発信しない：AIのたたき台を、自社のルールと実態に合わせて整えてから使う。

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まとめ

• 経理・総務・人事の“文章仕事”と定型対応はAIで大幅時短
• 社内通知・問い合わせ返信・求人票などをたたき台から作れる
• ExcelやFAQづくりも目的を伝えるだけで頼める
• 個人情報を入れない／最終確認は人が行う、の2点は外さない

文章はAIでメール作成、集計はAIでExcelも参考に。職種を超えた使い方はAI研修 初心者向けコース（無料）で学べます。